Von der Mücke zum Elefanten

Wie aus der Lohnsteuer-Nachschau plötzlich eine Betriebsprüfung wird

 

Betriebsprüfung: Kaum ein Wort treibt einem Unternehmer mehr Schweißperlen auf die Stirn. Vor seinem geistigen Auge sieht er dabei die Steuerprüfer des Finanzamtes durch die gesamte Finanzbuchhaltung, die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen der letzten vier Wirtschaftsjahre ziehen. Wie beruhigend klingt demgegenüber das Wörtchen Lohnsteuernachschau. Bereits seit 2013 dürfen die Betriebsprüfer einmal in Unternehmen vorbeischauen, um dort vor Ort die ordnungsgemäße Einbehaltung der Lohnsteuer beispielsweise bei Mini-Jobbern oder auch direkt nach Unternehmenseröffnung zu prüfen. Anders als bei Betriebsprüfungen des Finanzamtes und der Rentenversicherungsträger sowie bei Lohnsteuer – oder Umsatzsteuerprüfungen, die vorher angekündigt werden müssen, erscheinen die Finanzbeamten bei der Lohnsteuernachschau jedoch unangemeldet.

Nur gucken, nicht anfassen

Die Prüfung kann jederzeit, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, vorgenommen werden, solange noch Arbeitnehmer anzutreffen sind. Auch das häusliche Arbeitszimmer des Unternehmers ist nicht tabu. Der Prüfer darf hierbei sehr wohl alles besichtigen; durchsuchen in diesem Stadium jedoch nicht. Der Unternehmer ist allerdings verpflichtet, dem Prüfer auf Wunsch Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Bücher und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung lohnsteuerlich erheblicher Sachverhalte hilfreich ist. Auch Arbeitnehmer müssen über Art und Höhe ihrer Gehälter und Löhne Auskunft geben und auf Verlangen Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug vorlegen.

Bei elektronischen Daten sieht es anders aus.  Wenn der Unternehmer dem Einblick nicht zustimmt,  kann der Prüfer lediglich verlangen, dass ihm die erforderlichen Unterlagen in Papierform vorgelegt werden.

Aufzeichnungspflichten durch das Mindestlohngesetz

Mit dem Mindestlohngesetz wurden umfassende Nachweis- und Aufzeichnungspflichten eingeführt, die für alle Arbeitnehmer bestimmter Branchen, so auch für die Gastronomie und Hotellerie sowie branchenunabhängig für alle Mini-Jobber und kurzfristige Aushilfen, gelten. Speziell bei Arbeitnehmern, die neben einer Hauptbeschäftigung in einem Mini-Job tätig sind, sollte daher besonders sorgfältig geprüft werden, ob die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Unternehmer, die Mini-Jobber beschäftigen, sollten deshalb unter anderem aufzeichnen, in welchem Umfang ihre Mini-Jobber in anderen Beschäftigungen tätig sind und sie darüber hinaus verpflichten, jegliche Änderungen an der Wochenarbeitszeit unverzüglich mitzuteilen. Stellt sich heraus, dass der Mini-Jobber eine zu große Überstundenzahl vor sich herschiebt, kann auch das für sie schnell zur Sozialversicherungspflicht führen.

Der schleichende Übergang zur Betriebsprüfung

Weigert sich der Unternehmer, Informationen oder Unterlagen herauszugeben oder erscheinen dem Prüfer die erhaltenen Auskünfte unklar, kann die Lohnsteuer-Nachschau sofort und ohne Vorankündigung als Lohnsteuer-Außenprüfung weitergeführt werden. Der Prüfer muss nur ein entsprechendes Formular übergeben, welches den Namen des Prüfers, die zu prüfenden Steuerarten, die Prüfungszeiträume und der Startzeitpunkt der Prüfung nennt.

Doch nicht nur das Finanzamt kann nach einer Lohnsteuer-Nachschau weiterprüfen. Wurde Lohnsteuer nicht korrekt einbehalten, gibt es meist auch Unstimmigkeiten bei den Sozialversicherungsbeiträgen. Grund genug für Kontrollmitteilungen an andere Prüfbehörden.

Sprechen Sie vor einer Lohnsteuer-Nachschau mit Ihrem Steuerberater und stimmen die richtige Verhaltensweise ab. Wir unterstützen Sie gern.

Zu den Autoren:
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Alfons Ambros
Steuerberaterin Stephanie Häfele

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(Stand: 07.12.2015)

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